謹防失泄密！機關、單位如何做好檔案數字化外包服務管理→
編輯：2023-06-16 14:26:09
隨著信息技術的發展，檔案管理逐步實現由傳統管理模式向信息化管理模式過渡，數字化檔案資源逐漸占據重要地位，而基于檔案工作發展的實際需求，越來越多的機關、單位積極推進檔案數字化建設工作。
當前，機關、單位的檔案數字化工作大多采取第三方服務外包的形式開展，檔案數字化服務外包在工作效率、專業程度上有較好的保障，但在安全保密管理上仍然存在一定的風險隱患，需要引起大家重視。
究竟什么是
檔案數字化外包服務呢？
小密來為你解答
主要是指檔案管理部門為了順應檔案信息化建設形勢要求，由專業檔案服務公司承擔檔案數字化業務，利用自身的數字掃描存儲、多媒體、計算機等技術，對傳統檔案資源進行掃描、加工與處理的一種檔案業務處理模式。
檔案數字化外包服務
存在哪些風險隱患呢？
小密帶你來看~
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檔案數字化工作主要是將傳統載體的檔案進行掃描形成數字資源，從實際情況來看，機關、單位檔案數字化工作主要以紙質檔案為主，實體檔案管理安全風險主要存在以下幾個方面： 檔案機構進行數字化的檔案多為長期累積的“歷史”檔案，年代久遠，部分檔案紙張本身就已經脆化，在數字化過程中容易遭到損害。 檔案掃描需履行規范的出庫、入庫手續，需要認真核對檔案的數量，但仍存在因數量核對不準造成的檔案排列順序錯亂、檔案丟失的情況。 掃描過程中需要對成卷的案卷進行拆分，單個案卷掃描完成后還需對案卷進行重新安裝，這一過程中可能存在順序錯亂、單頁遺失等情況，難以保證檔案的完整性。
檔案信息泄露是開展檔案數字化建設需要重點關注的風險之一，檔案信息泄密風險主要體現為幾個方面： 一方面，檔案在數字化掃描過程中，信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識不強造成的信息泄露。 另一方面，將紙質檔案轉換為圖像信息再轉換為數字信息，可能存在信息失真的情況，與紙質檔案相比，檔案數據信息存在易更改性、可拷貝、可遷移，且不留痕跡、難以辨別真假，檔案數據信息的這些特點也增加了泄密風險。 此外，數字化管理階段，檔案數據容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統遭受損害，檔案數據就面臨泄密威脅。因此，強化檔案信息安全管理十分必要。
信息技術的不對稱性導致質量評估難題。檔案信息數字化是一項專業性較強的業務，外包之后數字化的質量由外包公司自我控制，檔案部門目前主要集中在驗收階段對質量進行集中檢查。 但是檔案部門在人員不足，技術不專，數據量又較大的情況下，不可能對已數字化的檔案信息進行一一校對，只能抽檢，這就很難對外包的質量進行詳細、嚴格的驗收。 從另一個層面來講，即使檔案部門配備足夠的人員進行驗收，由于雙方所處地位不同而帶來的專業技能與信息的不對稱，同樣也有可能會造成數字化業務的質量打折扣。
檔案管理部門構建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數字化操作流程、檔案數字化的技術指標、突發事件的應急處理、檔案信息泄露的懲罰機制等等。對數字化各個細節作出明確要求以增強實踐的可操作性，減少檔案的安全風險。 檔案管理部門要建立檔案數字化外包服務中的信息安全保密制度，與外包服務公司簽訂保密協議，在檔案數字化外包服務完成以后，確保所有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術處理，檔案數字化外包服務公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數字資源安全得到有效保障。 檔案管理部門應強化對數字化加工現場的管理，安裝視頻監控系統及防火、防水設備；配備門禁系統，禁止無關人員進入加工場所；配備專業的檔案柜，用于檔案的臨時存放；采用技術手段，對USB等外接接口實施禁用；操作人員的手機、相機、U盤等設備不準帶入加工場所；涉及檔案交接的環節均由專人負責辦理交接手續；對檔案數字化成果交接過程進行嚴格監督。
檔案管理部門在檔案外包過程中應與外包公司簽訂完善的業務合同，主要包括外包模式、工作內容、質量要求、人員培訓、服務報酬、責任劃定、知識產權歸屬、違約后果、驗收標準、保密協定、后續服務等。 當出現問題時，外包公司需提供技術支持服務和維護服務等，全方位響應需求，由此加強對后續過程中的風險控制。
文章來源：成華密語
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